Politique de confidentialité

Cette page décrit les données personnelles traitées par le site okodo.fr et l'application Okodo, édités par Okodo (« Okodo »), et les droits des personnes concernées.

Qui est concerné

Les candidats soumis par une Société cliente pour une évaluation ou une préparation. Ils ne sont pas parties aux conditions générales de vente : cette page leur est destinée en premier lieu.
Les experts qui candidatent ou interviennent pour Okodo.
Les contacts des Sociétés clientes (Business Managers) et les personnes qui utilisent le formulaire de contact.

Quelles données, pour quelle finalité

Candidats : nom, prénom, email, téléphone et profil LinkedIn éventuels, CV et pièces jointes transmis par la Société, spécialités à évaluer, disponibilités, puis le compte rendu de l'entretien. Finalité : organiser et conduire l'évaluation ou la préparation commandée par la Société, et lui remettre le rapport. Le contexte de mission transmis par la Société (descriptif du poste, client final) oriente les questions de l'expert. Il n'influence ni la notation ni l'avis.
Experts : nom, prénom, email, profil LinkedIn, spécialités, puis les éléments nécessaires au paiement de leurs interventions (coordonnées bancaires, chiffrées au repos). Finalité : instruire la candidature, affecter les entretiens, rémunérer les interventions.
Business Managers et contacts : nom, prénom, email, téléphone, fonction, Société. Finalité : gestion du compte, suivi des demandes, réponse aux demandes de contact.
Journaux techniques : adresse IP et horodatage des requêtes, conservés pour la sécurité du service (limitation de débit, détection d'abus).

Base légale

Pour les candidats : l'exécution du contrat conclu entre Okodo et la Société cliente, qui est responsable du traitement et garantit avoir informé le candidat et recueilli son accord. Okodo agit en qualité de sous-traitant.
Pour les experts et les Business Managers : l'exécution du contrat ou des mesures précontractuelles (candidature, invitation).
Pour les journaux techniques : l'intérêt légitime d'Okodo à sécuriser son service.

Durée de conservation

Données des candidats et documents de mission (CV, pièces jointes, contexte de mission) : 12 mois à compter de la remise du rapport, puis suppression.
Enregistrement vidéo et transcription de l'entretien : 90 jours, puis suppression.
Messages de la conversation de l'entretien : 90 jours, puis suppression.
Transcription d'un Entretien IA, enregistrement sonore de chaque réponse, photos de session et événements techniques de la session : 90 jours, puis suppression. Le rapport, lui, suit la conservation des données de candidat.
Trace de l'existence d'une préparation Expert (Société, candidat, poste, date) : 24 mois, aux seules fins d'empêcher qu'un même expert prépare puis évalue un candidat sur le même poste.
Comptes des experts et des Business Managers : pendant la durée de la relation, puis suppression à la demande ou à la fermeture du compte, sous réserve des obligations comptables pour les éléments de rémunération.
Messages du formulaire de contact : transmis par email à Okodo, rien n'est conservé dans l'application.

Qui accède aux données

Les données d'un candidat ne sont accessibles qu'à la Société qui l'a soumis, aux experts sollicités pour son entretien tant qu'il n'est pas attribué, puis au seul expert affecté, et aux administrateurs d'Okodo. Les consultations du contexte de mission et des pièces jointes par un expert sont journalisées. Un expert n'est désigné auprès des Sociétés et des candidats que par son prénom.

Conversation de l'entretien

Chaque entretien avec un expert dispose d'une conversation écrite, ouverte de la confirmation du créneau jusqu'à 24 heures après la fin prévue, puis en lecture seule. Elle sert à prévenir d'un retard ou à échanger une précision, avant comme pendant l'entretien. Les messages sont visibles de tous les participants de cet entretien : l'expert, le candidat, le Business Manager de la Société et les administrateurs d'Okodo. Il n'y a pas de message privé.

Les coordonnées personnelles sont automatiquement masquées : une adresse email, un numéro de téléphone ou un lien vers un profil ou une messagerie est remplacé avant l'enregistrement du message, et son auteur en est informé. Les échanges restent ainsi sur Okodo. Un administrateur peut masquer un message, ce qui laisse en base la trace de cette intervention.

Les messages ne figurent ni dans le compte rendu, ni dans la synthèse automatique, ni dans aucun email autre que la notification envoyée à un participant absent de la page autour de l'heure de l'entretien. Ils sont conservés 90 jours, comme l'enregistrement, puis supprimés.

Enregistrement des entretiens

Les entretiens tenus dans la salle de visioconférence d'Okodo sont enregistrés (vidéo) et transcrits, aux seules fins de qualité de l'évaluation et de traitement d'une éventuelle réclamation. Les participants en sont informés dans leur convocation et avant de rejoindre la salle. L'enregistrement et sa transcription ne sont accessibles qu'à l'expert qui a conduit l'entretien et aux administrateurs d'Okodo, chaque consultation étant journalisée. Ils sont conservés 90 jours puis supprimés.

La transcription sert aussi à produire, par un outil d'intelligence artificielle, une synthèse écrite de l'entretien : un premier jet que l'expert reprend, corrige et complète pour rédiger son compte rendu. Cette synthèse ne contient ni verdict ni note, n'est jamais transmise telle quelle et suit la même conservation que la transcription. Le prestataire qui la produit ne reçoit que la transcription et le profil du poste, sans le nom du candidat, et n'utilise pas ces données pour entraîner ses modèles.

Entretien IA

L'Entretien IA est un entretien technique mené de bout en bout à l'oral par un système automatisé, sans intervention humaine pendant l'échange : le système pose ses questions à voix haute, le candidat répond à voix haute, et ses réponses sont transcrites. Le candidat en est informé avant de commencer, sur une page qui lui indique ce qui est enregistré, la durée de conservation, le fait que la décision revient à la Société et ses droits. Il ne peut pas commencer sans donner son accord, qui est horodaté. S'il préfère ne pas passer cet entretien, il lui suffit de fermer la page et de prévenir la Société qui l'a contacté.

Sont traités : les questions posées et les réponses écrites du candidat, qui forment la transcription de l'entretien, et les événements techniques de la session (début, fin, pertes de focus de la fenêtre, changements d'onglet, collages dans la zone de réponse). Ces événements sont des faits horodatés, portés au rapport avec un indice de fiabilité : ils ne constituent jamais une accusation, et c'est la Société qui les apprécie.

Ce qui n'est pas fait. Aucune analyse du visage, du regard, de la voix, des émotions ni du comportement du candidat. Seul le contenu de ses réponses est évalué. Aucune décision n'est prise de façon entièrement automatisée : le système produit un rapport, une personne le lit, et la décision de retenir ou non la candidature appartient à la Société.

Le son de vos réponses est enregistré, réponse par réponse, comme la visioconférence d'un Entretien Expert est enregistrée. La voix du système n'est pas enregistrée. Ces enregistrements sont stockés hors du site, servis au seul Business Manager de la Société et aux administrateurs d'Okodo, chaque écoute étant journalisée, et effacés avec la transcription à 90 jours. Aucune analyse de la voix n'est faite : ni ton, ni émotion, ni stress, ni identification du locuteur. Seul le contenu transcrit est évalué.

La reconnaissance de la parole et la voix du système sont assurées par Microsoft Azure AI Speech, en région France. Ce prestataire reçoit votre voix pour la transcrire et le texte du système pour l'énoncer, en temps réel. Il ne reçoit ni votre nom ni le profil du poste, ne conserve pas ces données et ne les utilise pas pour entraîner ses modèles.

Si votre micro ne fonctionne pas, ou si vous préférez répondre au clavier, l'entretien se passe par écrit. Vous n'avez aucune raison à donner, et ce choix ne change rien à votre évaluation.

En IT, l'Entretien IA comporte un exercice d'algorithmie : le candidat écrit un programme, et ce programme est exécuté contre des jeux de tests pour vérifier qu'il donne les bonnes réponses. Cette exécution a lieu sur une machine dédiée, hébergée dans l'Union européenne et séparée du site, qui ne reçoit que le code écrit et les tests de l'exercice, jamais le nom du candidat ni aucune autre donnée le concernant. Le code y est exécuté sans accès à Internet et n'y est pas conservé. Le code soumis, le résultat des tests et les questions posées sur ce code figurent dans le rapport remis à la Société.

Pendant un Entretien IA, la caméra du candidat est allumée et des photos de session sont prises : une au début, de 6 à 10 à des moments aléatoires, et une à chaque retour après une absence. Ce sont des photos, jamais une vidéo, et elles ne font l'objet d'aucune analyse automatique : ni reconnaissance faciale, ni comparaison entre photos, ni lecture du visage, du regard ou du comportement. Elles servent à la Société qui évalue à vérifier elle-même que le candidat est bien celui qu'elle rencontrera. Elles sont stockées hors du site, servies au seul Business Manager de cette Société et aux administrateurs d'Okodo, chaque consultation étant journalisée, et elles sont effacées avec la transcription, à 90 jours. L'entretien ne met pas la fenêtre en plein écran et n'empêche pas d'en changer. Sont horodatés les changements de fenêtre et d'onglet avec leur durée, les tentatives de collage, qui sont refusées, et le temps de production de chaque réponse. La présence d'un second écran est relevée une fois au démarrage, lorsque le navigateur sait la rapporter. Aucun partage d'écran n'est demandé, et aucun de ces relevés n'interrompt l'entretien. Le candidat en est informé avant de commencer, et il ne commence pas sans son accord.

Le prestataire qui fait fonctionner le modèle reçoit les questions, les réponses du candidat et le profil du poste, jamais son nom, et n'utilise pas ces données pour entraîner ses modèles. Une seule exception : le CV ou l'export de profil fourni par la Société lui est transmis une fois, au début de l'entretien, pour en tirer un résumé du parcours professionnel sans aucune donnée personnelle. Le document n'est pas conservé par le prestataire, et c'est ce résumé, et non le document, qui sert ensuite à l'échange. Le candidat peut demander à accéder à sa transcription, à la faire rectifier ou effacer, et s'opposer à ce traitement, en écrivant à contact@okodo.fr.

Sous-traitants

Okodo recourt à des prestataires pour l'hébergement du site, l'acheminement des emails, la visioconférence des entretiens, la synthèse automatique des transcriptions et la conduite des Entretiens IA. Aucune donnée n'est vendue ni cédée à des fins commerciales. La liste des prestataires est communiquée sur demande à contact@okodo.fr.

Sécurité

Accès protégés par mot de passe et rôles, connexions chiffrées (HTTPS), coordonnées bancaires des experts chiffrées au repos, documents stockés hors de l'espace public du site, journalisation des accès sensibles.

Vos droits

Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation et d'opposition sur vos données, ainsi que du droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL. Pour les exercer, écrivez à contact@okodo.fr. Les demandes concernant un candidat sont transmises sans délai à la Société qui l'a soumis, responsable du traitement, Okodo apportant son concours pour y répondre.

Cookies

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